Timemanagement: zo krijg je er grip op!

Timemanagement: zo krijg je er grip op!

Arlan timemanagement

Ik heb het altijd druk. Het lijkt wel hoe harder ik werk, des te meer werk er bij komt. En het zit niet in het aard van dit beestje om dan minder te gaan werken. We willen immers vooruitgang, een bijdrage leveren aan succes. Maar op een gegeven moment leek er geen einde aan te komen.
En ja, dit klinkt alsof ik klaag. Maar zo bedoel ik het niet. Want volgens mij mag je in een tijd als deze van geluk spreken dat je zoveel werk hebt.

Wat is echt belangrijk?

Vol goede moed start je dan maar met de makkelijkste taak: de mailbox. Je worstelt je er doorheen, althans je doet een poging. Want de telefoon gaat en je moet alweer een meeting in. Nou ja, dan maar na de meeting die stapel werk afvinken.

Voor ik er erg in heb, loop ik achter de feiten aan. Korte termijn zaken aan het fixen, zonder overzicht van wat ik deze week nou echt moet doen. Want wat is deze week nou echt van belang? Mijn mailbox leegruimen? Eigenlijk niet…

Timemanagement is een hot topic, ook bij ons intern. Het is best vreemd eigenlijk: we komen uit de schoolbanken met kennis over een bepaalde discipline, maar timemanagement is iets waar niemand je iets over vertelt. Je doet gewoon je werk en bepaalt meestal zelf in welke volgorde en hoe. Dat lijkt niet zo relevant, tot je werkstapel zo hoog raakt dat het begint te verlammen. Je weet niet meer wat je moet doen dus je gaat reactief je taken afvinken. Misschien herken je het wel in de supermarkt: ik koop al jaren dezelfde zakken chips. Er is zo ongelofelijk veel keuze dat je dan maar doet wat het bekendste is. Keuzestress in je werk, omdat er zoveel te doen is werkt precies hetzelfde. Vluchtgedrag naar wat veilig voelt, bijvoorbeeld meetings volgen en je mailbox wegwerken.

Stephen Covey heeft hierover in zijn boek Highly Effective People de “4 kwadranten” uitgewerkt, een schema dat inzichtelijk maakt wat je wel moet doen en wat dus niet. Een handige matrix die nuttig is als je worstelt met het stellen van prioriteiten.

Timemanagement: 4 kwadranten matrix van Stephan Covey
Timemanagement: 4 kwadranten matrix van Stephan Covey

Het afgelopen jaar heeft bij mij heel erg in het teken gestaan van timemanagement, want als je echt vooruit wilt dan moet je hier proactief mee bezig zijn. Blik op de horizon en niet op vandaag.

Aan de slag met timemanagement

Maar hoe pak je dat dan aan? Want zo’n model is leuk en aardig, maar wat nu dan?

Ik ben zelf begonnen met het grotere plaatje: wat wil ik persoonlijk en met mijn bedrijf bereiken? Hierdoor vallen er vanzelf taken weg die je helemaal niet hoeft, mag of kan doen. Om het niet al te strategisch te maken kan je ook starten met wat je deze week wilt bereiken en moet doen. Wat voor taken komen daar dan nog uit voort?

Schrijf ze op! Want voor mijn gevoel werkt het opschrijven en wegkrassen van taken nog het beste om een gevoel van voldoening te krijgen.

Daarna: kies een aantal taken van dit lijstje uit die snel en simpel uit te voeren zijn. Maakt niet uit hoe hoog ze op de prioriteiten lijst staan. Maar deze taken zorgen er voor dat je in beweging komt. Een aantal belletjes of mailtjes die er snel uit kunnen zonder al te veel nadenkwerk. Doe dit zo’n 15 minuutjes. Voel je jezelf al productiever worden?

Vervolgens gaan we beginnen aan die belangrijkste en/of de lastige taak op het gemaakte lijstje. In ieder geval dat wat het meeste stress geeft.

En dan tackelen we ook gelijk even jouw focus. Mailbox uit, telefoon weg, kind achter de tv. Ik zet meestal mijn koptelefoon op met stampende beats, even afsluiten van de wereld. Het hoeft niet perse af, maar dwing jezelf om hier minimaal een half uur aan te werken. Neem een korte pauze, en start weer met de korte taken. Om vervolgens deze taak weer op te pakken.

Plan de tijden niet te strikt voor je in, maar zie het als houvast. Anders loopt je planning telkens in de soep en gaat het daar weer mis. Precies zoals ik dit blogje schreef, als je eenmaal de handen uit de mouwen hebt: gewoon doorrammen. Uiteindelijk gaan we stapje voor stapje, met vallen en opstaan, want je gaat sowieso falen. En alleen de doorzetters staan weer op en zien dat ze echt vooruitgang boeken. En nog belangrijker, dat er een gevoel van vrijheid ontstaat.

Probeer het zelf maar eens… ik denk dat het je zal bevallen!